本標準規定了生態(tài)環(huán)境監測業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的不同形式和載體的生態(tài)環(huán)境監測文件材料的形成、積累、整理、歸檔和生態(tài)環(huán)境監測檔案的保管與鑒定、開(kāi)發(fā)和利用的一般方法，適用于各級生態(tài)環(huán)境主管部門(mén)所屬生態(tài)環(huán)境監測機構（部門(mén)）檔案管理工作。其他（生態(tài)）環(huán)境監（檢）測機構（部門(mén)）的生態(tài)環(huán)境監測檔案管理可參照本標準執行。
本標準內容引用了下列文件中的條款。凡是不注日期的引用文件，其有效版本適用于本標準。
GB/T 11821 照片檔案管理規范
GB/T 18894 電子文件歸檔與電子檔案管理規范
HJ/T 7 中國檔案分類(lèi)法環(huán)境保護檔案分類(lèi)表
HJ/T 9 環(huán)境保護檔案著(zhù)錄細則
DA/T 38 電子文件歸檔光盤(pán)技術(shù)要求和應用規范
DA/T 50 數碼照片歸檔與管理規范
《中華人民共和國保守國家秘密法》（中華人民共和國主席令第二十八號）
《環(huán)境保護檔案管理辦法》（原環(huán)境保護部 國家檔案局令第43號）
下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本標準。
3.1
生態(tài)環(huán)境監測文件材料 ecological and environmental monitoring documents
生態(tài)環(huán)境監測工作、活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的文件材料的總稱(chēng)，以下簡(jiǎn)稱(chēng)文件材料。
3.2
生態(tài)環(huán)境監測檔案ecological and environmental monitoring records
對國家、社會(huì )和單位具有憑證、查考和利用價(jià)值并歸檔保存的文件材料。
4.1 生態(tài)環(huán)境監測機構（部門(mén)）的檔案工作機構或檔案工作負責部門(mén)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)檔案部門(mén)） 負責本單位檔案的集中統一管理。
4.2 文件材料承辦部門(mén)（承辦人）應在本單位檔案部門(mén)的指導下，分類(lèi)整理文件材料，確保其真實(shí)有效、完整、安全、可用。
5.1 文件材料的形成和積累，按照“誰(shuí)承辦，誰(shuí)負責”的原則，根據生態(tài)環(huán)境監測工作的不同階段，由形成材料的承辦部門(mén)（承辦人）負責收集整理。若承辦部門(mén)涉及2個(gè)及以上，由主辦部門(mén)負責收集整理。歸檔文件材料應符合歸檔要求。
5.2 檔案部門(mén)人員應參與生態(tài)環(huán)境監測工作和活動(dòng)，了解生態(tài)環(huán)境監測工作職能和文件材料的形成過(guò)程，督促、指導、檢查承辦部門(mén)（承辦人）做好文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作。
6.1 文件材料的歸檔范圍
6.1.1下列直接記載和反映生態(tài)環(huán)境監測工作和活動(dòng)，具有利用價(jià)值應歸檔保存的各種形式和載體的文件、記錄和數據均屬歸檔范圍：
a) 生態(tài)環(huán)境監測工作方案、規劃（計劃）、總結；
b) 生態(tài)環(huán)境監測質(zhì)量保證的要求、計劃和考核情況；
c) 生態(tài)環(huán)境質(zhì)量監測文件材料；
d) 生態(tài)環(huán)境質(zhì)量報告書(shū)、專(zhuān)題報告與數據；
e) 監督性監測管理文件材料；
f) 生態(tài)環(huán)境突發(fā)事件監測文件材料；
g）各類(lèi)專(zhuān)項監測、委托監測、咨詢(xún)服務(wù)監測等文件材料；
h）生態(tài)環(huán)境監測網(wǎng)絡(luò )管理文件材料；
i）生態(tài)環(huán)境監測業(yè)務(wù)軟件系統文件材料；
j）其他應歸檔材料。
6.1.2 文件材料歸檔范圍詳見(jiàn)附錄A。
6.2 文件材料的歸檔要求
6.2.1 為保證生態(tài)環(huán)境監測檔案的案卷質(zhì)量，檔案部門(mén)需從真實(shí)性、準確性、規范性、系統性、完整性、安全性、有效性、可用性等方面對歸檔工作進(jìn)行指導、檢查。
6.2.2 歸檔的紙質(zhì)文件材料應當字跡工整、數據準確、圖樣清晰、標識完整、手續完備、書(shū)寫(xiě)和裝訂材料符合檔案保護的要求。
6.2.3 歸檔的電子文件（含電子數據）應采用符合國家標準或能夠轉換成符合國家標準的文件格式，滿(mǎn)足長(cháng)期保存的格式要求；電子文件的歸檔按照GB/T 18894、DA/T 38有關(guān)規定執行。6.2.4 歸檔電子文件應當和紙質(zhì)文件保持一致，并與相關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)檔案建立檢索關(guān)系。具有重要價(jià)值的電子文件應當同時(shí)轉換為紙質(zhì)文件歸檔。
6.3 文件材料的歸檔時(shí)間
6.3.1 文件材料歸檔工作一般應于次年3月底前完成。
6.3.2 生態(tài)環(huán)境質(zhì)量報告、綜合或專(zhuān)項環(huán)境質(zhì)量分析與評價(jià)報告、專(zhuān)題報告及相關(guān)數據等文件材料應于工作完成后2個(gè)月內完成歸檔。
6.3.3 生態(tài)環(huán)境監測業(yè)務(wù)軟件系統、系統使用維護手冊等，在軟件系統驗收完畢后3個(gè)月內歸檔。
6.4 文件材料的歸檔份數
一般紙質(zhì)文件歸檔1份，重要的、利用頻繁的和有專(zhuān)門(mén)需要的可適當增加份數；電子文件可采用在線(xiàn)或離線(xiàn)方式歸檔，并至少儲存備份2套。
6.5 文件材料的歸檔手續
所有歸檔文件材料收集、整理完畢后，由承辦部門(mén)(承辦人)填寫(xiě)歸檔移交清單（見(jiàn)附錄B），經(jīng)檔案部門(mén)審核驗收、清點(diǎn)無(wú)誤后，辦理移交手續。歸檔移交清單永久保存。
7.1 文件材料整理應遵循文件材料的形成規律，保持卷內文件材料的有機聯(lián)系和案卷成套系統。
7.2 文件材料整理時(shí)一般應按不同保管期限分別組卷，有機聯(lián)系的文件材料不能分開(kāi)，保管期限按照卷內文件的最長(cháng)保管期限確定。
7.3 文件材料根據不同內容性質(zhì)選擇“年度—問(wèn)題”“年度—區域—項目”“年度—行業(yè)— 機構—項目”進(jìn)行組卷。
7.4 跨年度的文件材料在文件辦結年度歸檔；長(cháng)遠規劃、兩年以上的總結、年報、年鑒及回顧性的文件材料按文件材料產(chǎn)生的年度歸檔。
7.5 卷內文件材料的排序
7.5.1 文件材料按產(chǎn)生時(shí)間或重要程度排序，文字在前、圖樣在后；正文在前，附件在后； 正本在前，定稿（包括重要文件的歷次修改稿）在后；不同文字的文本，無(wú)特殊規定的，漢文文本在前，少數民族文字文本在后；中文文本在前，外文文本在后。
7.5.2 生態(tài)環(huán)境監測數據類(lèi)文件材料按“項目—時(shí)間”或“時(shí)間—項目”排序。
7.6 卷內文件材料應按排列順序，依次編寫(xiě)件號及頁(yè)號。裝訂的案卷卷內文件材料均在有效書(shū)寫(xiě)內容頁(yè)面的右下角編寫(xiě)頁(yè)號；雙面書(shū)寫(xiě)的文件材料，正面在右下角、背面在左下角編號，頁(yè)號均從1開(kāi)始；不裝訂的案卷，以件為單位編寫(xiě)頁(yè)號，已有頁(yè)號的文件可不再重新編寫(xiě)頁(yè)號，應逐件在每份文件的首頁(yè)上方空白處加蓋檔號章。
7.7 每個(gè)案卷應編寫(xiě)卷內目錄，并填寫(xiě)卷內備考表（卷內目錄、卷內備考表不編寫(xiě)頁(yè)號）。
7.8 案卷編目式樣見(jiàn)附錄 C。
7.8.1 案卷目錄式樣見(jiàn)附錄C圖C.1。
7.8.2 卷內目錄式樣見(jiàn)附錄C圖C.2。
7.8.3 卷內備考表式樣見(jiàn)附錄C圖C.3。
7.8.4 在編制檔案目錄時(shí)，應對檔案內容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄，以便檢索。著(zhù)錄項一般包括題名與責任者項、稿本與文種項、密級與保管期限項、時(shí)間項、載體類(lèi)型及形態(tài)項、技術(shù)參數項、附注與提要項、排檢與編號項等。生態(tài)環(huán)境監測檔案著(zhù)錄按HJ/T 9有關(guān)規定執行。
7.9 案卷的分類(lèi)與編號
7.9.1 生態(tài)環(huán)境監測檔案的編號由全宗號、目錄號（或分類(lèi)號）、案卷號構成，示例如下：
7.9.2 整理時(shí)，按 HJ/T 7 進(jìn)行分類(lèi)，適當控制在 2～3 級類(lèi)目，以實(shí)現方便保管和查找利用的目的。
7.10 照片檔案整理
7.10.1（紙質(zhì)）照片檔案一般包括照片、底片和文字說(shuō)明三部分；數碼照片檔案一般包括照片（含 EXIF 信息）和文字說(shuō)明兩部分。
7.10.2 對反映同一內容的若干張照片，應選擇其中具有代表性和典型性的一組（或一張）照片歸檔，歸檔照片應能反映該項活動(dòng)的全貌，且主題鮮明，圖像（影像）清晰、完整。
7.10.3 照片歸檔的文字說(shuō)明應綜合應用事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素，概括該組（張）照片所反映的主要內容。
7.10.4 照片整理應根據不同事由，保持照片所反映內容的有機聯(lián)系，按“保管期限—年度— 照片組—張號”排列。
7.10.5（紙質(zhì)）照片整理參照 GB/T 11821 的規定；數碼照片整理可參照 DA/T50 的規定。
8.1 生態(tài)環(huán)境監測檔案的保管與鑒定參照《環(huán)境保護檔案管理辦法》有關(guān)規定執行。
8.2 生態(tài)環(huán)境監測檔案按保管期限分為永久、定期（定期分為 30 年和 10 年），詳見(jiàn)附錄 A。
8.3 涉密檔案的管理，按照《中華人民共和國保守國家秘密法》執行。
8.4 定期對室存生態(tài)環(huán)境監測檔案進(jìn)行鑒定，對保管期限和密級需調整的案卷，進(jìn)行調整。
8.5 檔案鑒定必須成立鑒定工作小組，由分管檔案工作的單位負責人，辦公廳（室）負責人檔案部門(mén)、承辦部門(mén)和保密部門(mén)負責人及經(jīng)辦人員組成。經(jīng)檔案鑒定小組鑒定無(wú)保存價(jià)值的檔案，須編制鑒定工作報告并建立檔案銷(xiāo)毀清冊，一式兩份，一份送上級主管部門(mén)備案，一份由本單位永久保存。
8.6 待銷(xiāo)毀檔案須由鑒定工作小組成員簽字后方可銷(xiāo)毀。
8.7 生態(tài)環(huán)境監測檔案的銷(xiāo)毀由檔案部門(mén)組織實(shí)施，銷(xiāo)毀工作由本單位檔案部門(mén)及保密部門(mén)人員（2 人以上）進(jìn)行現場(chǎng)監督，并在銷(xiāo)毀清冊上簽字。未履行鑒定和審批手續，嚴禁銷(xiāo)毀。
8.8 電子檔案和檔案數字復制件需要銷(xiāo)毀的，除在指定場(chǎng)所銷(xiāo)毀離線(xiàn)存儲介質(zhì)外，還應當確保電子檔案和檔案數字復制件從系統中徹底刪除。銷(xiāo)毀時(shí)應當留存電子檔案和檔案數字復制件元數據。電子檔案管理系統應在管理過(guò)程元數據、審計日志中自動(dòng)記錄鑒定銷(xiāo)毀活動(dòng)。
8.9 涉密檔案的銷(xiāo)毀應當符合《國家秘密載體銷(xiāo)毀管理規定》。
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