HJ/T 295-2006 環(huán)境保護檔案管理規范 環(huán)境監察

1 主題內容與適用范圍

      本標準規定了環(huán)境監察檔案工作的基本要求、環(huán)境監察文件材料的形成與積累、立卷歸檔和檔案的管理、開(kāi)發(fā)利用，環(huán)境監察常用文書(shū)種類(lèi)、制作要求。

      本標準適用于各級環(huán)境保護行政主管部門(mén)及其所屬的環(huán)境監察機構形成的環(huán)境監察檔案的管理。

2 規范性引用文件

      下列標準中的條款通過(guò)本標準的引用而成為本標準的條款。如下列標準被修訂，其最新版本適用于本標準。

      GB/T 11822 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構成的一般要求

      GB/T 18894 電子文件歸檔與管理規范

      DA/T 22 歸檔文件整理規則

      HJ/T 7 中國檔案分類(lèi)法 環(huán)境保護檔案分類(lèi)表

      HJ/T 9 環(huán)境保護檔案著(zhù)錄細則

      HJ/T 78 環(huán)境保護檔案數據采集標準

3 術(shù)語(yǔ)和定義

3.1 環(huán)境監察檔案

      在環(huán)境監察及與環(huán)境監察緊密相關(guān)的工作活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

3.2 環(huán)境監察文件材料

      記錄和反映環(huán)境監察活動(dòng)的文字、圖表、聲像等文件的總稱(chēng)。

4 文件材料的管理與歸檔

4.1 文件材料的形成與積累

      環(huán)境監察文件材料的形成與積累，實(shí)行與環(huán)境監察工作程序同步管理的原則。各級環(huán)境監察部門(mén)應規范環(huán)境監察常用文書(shū)的制作與格式（參見(jiàn)附錄A）。

4.1.1 環(huán)境監察文件材料由形成文件材料的責任者（承辦人）負責收集積累’

4.1.2 污染源監察工作中形成的轄區內污染源名錄，排放口位置及所在功能區類(lèi)別，經(jīng)核定的污染物排放種類(lèi)、數量、濃度等詳細情況，排污情況等文件材料，由環(huán)境監察部門(mén)負責收集積累。

4.1.3 污染防治設施監察工作中形成的廢水、廢氣、噪聲、固體廢物等污染防治設施名錄及其狀態(tài)記錄，由環(huán)境監察部門(mén)具體責任者收集積累。

4.1.4 建設項目現場(chǎng)監察工作中形成的環(huán)境影響評價(jià)制度履行情況、“三同時(shí)”制度履行情況、試生產(chǎn)或開(kāi)工生產(chǎn)排污情況、竣工驗收等文件材料，由環(huán)境監察部門(mén)會(huì )同環(huán)境評價(jià)管理部門(mén)負責收集積累。

4.1.5 限期治理項目監察工作中形成的日?，F場(chǎng)監察信息、現場(chǎng)調查詢(xún)問(wèn)筆錄、有關(guān)記錄等文件材料，由環(huán)境監察部門(mén)負責收集積累。

4.1.6 排污許可證監察工作中形成的對排污許可證的審核發(fā)證、監察管理、吊銷(xiāo)、現場(chǎng)調查、詢(xún)問(wèn)筆錄等文件材料，由形成文件材料的責任者負責收集積累。

4.1.7 征收排污費過(guò)程中形成的污染物排放情況申報登記表、監督性監測報告書(shū)、污染物排放情況或者繳納排污費核定通知書(shū)、征收排污費通知書(shū)、排污收費票據、強制執行申請書(shū)、一般繳款通知書(shū)、排污費收入財務(wù)賬目、排污費征收情況統計表等有關(guān)文件材料，由環(huán)境監察機構收集積累’年度決算由規劃財務(wù)部門(mén)收集積累。 ’

4.1.8 環(huán)境污染、海洋與生態(tài)破壞事故調查和處理工作中形成的事故應急處理、調查報告、技術(shù)指導意見(jiàn)、事故處理建議、處理決定、結案報告等文件材料，由環(huán)境監察部門(mén)負責收集積累。

4.1.9 環(huán)境監察部門(mén)負責調查處理環(huán)境民事糾紛行政調解過(guò)程中的調查報告，雙方協(xié)議書(shū)、調解處理結果、履行情況、結案說(shuō)明等文件材料，環(huán)保熱線(xiàn)及人民群眾來(lái)信來(lái)訪(fǎng)處理工作所形成的文件材料，由環(huán)境監察部門(mén)負責收集積累。

4.1.10 環(huán)境監察在稽查工作中形成的現場(chǎng)調查、詢(xún)問(wèn)筆錄、監察稽查報告等文件材料，由環(huán)境監察稽查部門(mén)負責收集積累。

4.1.11 環(huán)境保護專(zhuān)項資金管理和使用過(guò)程中形成的文件、會(huì )計賬簿、票據、報表等文件材料，由規劃財務(wù)部門(mén)按照有關(guān)規定收集積累。

4.1.12 生態(tài)環(huán)境監察工作中形成的生態(tài)環(huán)境監察試點(diǎn)名錄、方案、總結、驗收等文件材料；生態(tài)環(huán)境監察工作計劃、總結、報表、調研報告等文件材料，由形成文件材料的責任者負責收集積累。

41.13 環(huán)境監察工作季度報表、環(huán)境監察標準化建設等文件材料，由環(huán)境監察部門(mén)負責收集積累。

4.1.14 環(huán)境保護行政處罰工作中形成的違法案件立案審批表、調查詢(xún)問(wèn)筆錄、證據、給予處罰建議書(shū)、陳述、申辯筆錄、聽(tīng)證筆錄、行政處罰告知書(shū)及其送達回執、罰款收據、解繳國庫的票據、行政處罰決定書(shū)及其送達回執、申請法院強制執行回執、結案說(shuō)明等文件材料，由形成文件材料的責任者負責收集積累。

4.1.15 環(huán)境行政復議工作中形成的復議申請書(shū)、復議決定書(shū)等文件材料，由案件承辦人負責收集積累。 、

4.1.16 環(huán)境行政訴訟中形成的起訴狀、答辯狀、判決書(shū)、裁定書(shū)等文件材料，由環(huán)境行政訴訟工作中的應訴承辦人負責收集積累。

4.2 文件材料的歸檔

4.2.1 歸檔范圍

      凡直接記述和反映環(huán)境監察工作活動(dòng)，具有保存價(jià)值的文字材料、賬冊、圖表、聲像、電子文件等不同形式的歷史記錄均屬歸檔范圍（詳見(jiàn)附錄B）。

4.2.2 歸檔時(shí)間

4.2.2.1 污染源監察、污染防治設施監察、建設項目“三同時(shí)”監察、限期治理項目監察、排污許可證監察、征收排污費、環(huán)境保護專(zhuān)項資金管理和使用、環(huán)境監察稽查等文件材料于次年的第一季度內歸檔。

4.2.3.1 環(huán)境保護行政處罰、環(huán)境污染與破壞事故調查和處理、環(huán)境污染糾紛調查處理、行政復議和環(huán)境行政訴訟等文件材料于結案后兩個(gè)月內歸檔。

4.2.3 歸檔份數

      環(huán)境監察文件材料歸檔兩份，重要的和使用頻率高的增加一份。

      環(huán)境監察工作中形成的聲像材料歸檔一份。

4.2.4 歸檔要求

4.2.4.1 環(huán)境監察工作中形成的文件材料由形成材料的責任人（承辦人）及時(shí)收集、整理、立卷歸檔，并由承辦部門(mén)負責人簽字后，按歸檔時(shí)間向本單位檔案部門(mén)移交。

4.2.4.2 電子文件的收集、積累、歸檔及電子檔案管理依照《電子文件歸檔與管理規范》執行。

      聲像材料須附攝錄對象、時(shí)間、地點(diǎn)、內容和責任者的文字說(shuō)明，照片須附底片和文字說(shuō)明。

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