HJ 9-2022 生態(tài)環(huán)境檔案著(zhù)錄細則

1 適用范圍

      本標準規定了生態(tài)環(huán)境檔案著(zhù)錄標識符號、著(zhù)錄用文字、著(zhù)錄項目與著(zhù)錄格式、目錄數據庫、著(zhù)錄信息源以及著(zhù)錄項目細則。

      本標準適用于各級生態(tài)環(huán)境主管部門(mén)及其所屬單位的檔案著(zhù)錄，可用于建立生態(tài)環(huán)境檔案的檢索系統。

2 規范性引用文件

      本標準引用了下列文件或其中的條款。凡是注明日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本標準。凡是未注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本標準。

      GB/T 3860 文獻主題標引規則

      GB/T 7408 數據元和交換格式 信息交換 日期和時(shí)間表示法

      HJ/T 7 中國檔案分類(lèi)法 環(huán)境保護檔案分類(lèi)表

3 術(shù)語(yǔ)和定義

      下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本標準。

3.1

      生態(tài)環(huán)境檔案 ecological and environmental archives

      在生態(tài)環(huán)境保護各項工作和活動(dòng)中直接形成的，對國家、社會(huì )和單位具有利用價(jià)值、應當歸檔保存的各種形式和載體的歷史記錄。

3.2

      著(zhù)錄 description

      在編制檔案檢索工具時(shí)，按一定的規則對生態(tài)環(huán)境檔案的內容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程。

3.3

      著(zhù)錄項目 description item

      揭示檔案內容和形式特征的記錄事項。

3.4

      條目 entry

      組成檔案目錄的單元，是對檔案的內容和形式特征所作的一條記錄，它由著(zhù)錄項目組成，是著(zhù)錄的結果。

3.5

      著(zhù)錄格式 description format

      著(zhù)錄項目在條目中的排列順序及其表達方式。

3.6

      檔案目錄 archives catalog

      按照一定的次序編排而成的條目的匯集，是檔案管理、檢索和報道的工具。

4 著(zhù)錄標識符號

      著(zhù)錄標識符號規定如下：

      a） = 并列題名；

      b）： 置于說(shuō)明題名文字之前；

      c）； 用于分隔兩個(gè)（含）以上責任者項、文件編號、主題詞（關(guān)鍵詞）項等，也用于題名項、內容提要等項中呈平行關(guān)系的詞語(yǔ)之間；

      d） + 用于正本與附件、附件與附件、多種稿本之間的連接；

      e）[ ] 置于自擬著(zhù)錄內容兩端；

      f）( ) 置于解釋或補充說(shuō)明內容的兩端，如責任者所屬機構名稱(chēng)、責任者真實(shí)姓名、責任者職務(wù)、中國責任者時(shí)代、外國責任者國別及姓名原文等；

      g）？ 用于不能確定的著(zhù)錄內容；

      h）– 用于承接上下文、起始與終止時(shí)間，以及檔號構成要素、電子文檔號、縮微號各層次之間的連接；

      i）□ 表示一個(gè)殘缺的、無(wú)法辨識的文字，超過(guò)三個(gè)文字的用三個(gè)“□”表示。

5 著(zhù)錄用文字

5.1 著(zhù)錄用漢字應當使用規范化的簡(jiǎn)化漢字，外文與少數民族文字應當依照其文字規則書(shū)寫(xiě)。

5.2 人名、地名、圖形、符號應當按原文照實(shí)著(zhù)錄，無(wú)法照實(shí)著(zhù)錄的可改為其他形式的相應內容，并加“ [ ] ”標識符號。

5.3 著(zhù)錄項目中各種編號、代號、時(shí)間、數量中的數字應當采用阿拉伯數字。

6 著(zhù)錄項目與著(zhù)錄格式

6.1 著(zhù)錄項目

6.1.1 題名與責任者項

      a）案卷題名；

      b）文件題名；

      c）責任者；

      d）機構名稱(chēng)；

      e）文件編號。

6.1.2 稿本與文種項

      a）稿本；

      b）文種。

6.1.3 利用控制與保管期限項

      a）密級；

      b）保密期限；

      c）公開(kāi)屬性；

      d） 控制標識；

      e） 保管期限。

6.1.4 時(shí)間項

      a）日期；

      b）起止日期。

6.1.5 載體類(lèi)型及形態(tài)項

      a）載體類(lèi)型；

      b）總頁(yè)數（頁(yè)數）；

      c）件數；

      d）載體數量； 

      e） 載體單位； 

      f） 載體規格。

6.1.6 備注項

6.1.7 標準編號及有關(guān)記載項

6.1.8 提要項

6.1.9 排檢與編號項

      a）分類(lèi)號；

      b）檔案館（室）代號；

      c）檔號；

      d）電子文檔號；

      e）縮微號；

      f）主題詞或關(guān)鍵詞。

6.2 著(zhù)錄格式

      生態(tài)環(huán)境檔案的著(zhù)錄格式，以“卷”為單位整理的，分為案卷級目錄著(zhù)錄格式與卷內文件級目錄著(zhù)錄格式；以“件”為單位整理的，為歸檔文件目錄著(zhù)錄格式。

7 目錄數據庫

7.1 一般要求

7.1.1 以“卷”為單位整理的檔案，應當建立案卷級目錄數據庫、卷內文件級目錄數據庫；以“件” 為單位整理的檔案，應當建立歸檔文件目錄數據庫；

7.1.2 為滿(mǎn)足生態(tài)環(huán)境檔案管理需要，應當建立符合實(shí)際需求的結構化關(guān)系型機讀目錄數據庫，且目錄數據庫應當具有可擴展性。

7.2 數據庫結構

7.2.1 案卷級目錄數據庫結構

      案卷級目錄數據庫結構見(jiàn)表 1。

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