《生態(tài)環(huán)境檔案管理規范 生態(tài)環(huán)境儀器設備》編制說(shuō)明

1 項目背景

1.1 任務(wù)來(lái)源

      為充分地發(fā)揮儀器設備檔案在生態(tài)環(huán)境事業(yè)中的作用，進(jìn)一步提高生態(tài)環(huán)境檔案的管理水平，2013 年，原環(huán)境保護部辦公廳以《關(guān)于開(kāi)展 2013 年度國家環(huán)境保護標準項目實(shí)施工作的通知》（環(huán)辦函〔2013〕154 號）下達了《環(huán)境保護檔案管理規范 環(huán)境保護儀器設備》（HJ/T 8.5-1994）（以下簡(jiǎn)稱(chēng)現行《標準》）的修訂任務(wù)，項目統一編號為 2013-88，項目主承擔單位為蘇州大學(xué)。

      2020 年 1 月 8 日，為加快后續標準修訂進(jìn)程，生態(tài)環(huán)境部辦公廳印發(fā)《關(guān)于變更國家環(huán)境保護標準制修訂任務(wù)承擔單位的函》（廳函〔2020〕2 號），將本標準制修訂任務(wù)的承擔單位變更為生態(tài)環(huán)境部華南環(huán)境科學(xué)研究所（以下簡(jiǎn)稱(chēng)華南所）。

1.2 工作過(guò)程

1.2.1 啟動(dòng)標準修訂工作，完成標準開(kāi)題論證

      2013 年 11 月，蘇州大學(xué)編制組在原環(huán)境保護部信息中心召開(kāi)了現行《標準》的修訂實(shí)施方案論證會(huì )，確定了項目具體研究?jì)热?、研究范圍、項目工作計劃、時(shí)間安排、工作任務(wù)分工等。2014 年 3 月， 由原環(huán)境保護部科技標準司主持召開(kāi)標準開(kāi)題論證會(huì )，同意通過(guò)開(kāi)題論證。2020 年 1 月 8 日，華南所接到任務(wù)變更通知后，迅速召開(kāi)關(guān)于現行《標準》的編制啟動(dòng)會(huì )，成立標準編制組，繼續開(kāi)展本標準的制修訂工作。

1.2.2 進(jìn)一步開(kāi)展調研工作，明確標準修訂的重點(diǎn)內容

      針對生態(tài)環(huán)境儀器設備檔案管理存在的問(wèn)題及需求，編制組收集了國內外相關(guān)法律法規、國家標準、行業(yè)標準及規定，通過(guò)實(shí)地調研、座談、函調、電話(huà)咨詢(xún)和視頻會(huì )議等方式了解各級生態(tài)環(huán)境主管部門(mén)及其所屬單位的職能、生態(tài)環(huán)境儀器設備檔案管理機制模式以及信息化管理水平，充分論證，確定了本次制修訂的技術(shù)路線(xiàn)、重點(diǎn)方向。

1.2.3 編制完成標準征求意見(jiàn)稿及編制說(shuō)明

      根據調研及資料分析，經(jīng)多次修改完善，形成標準征求意見(jiàn)稿和編制說(shuō)明，于 2021 年 9 月 29 日通過(guò)由生態(tài)環(huán)境部辦公廳組織的標準征求意見(jiàn)稿技術(shù)審查會(huì )。根據專(zhuān)家審查意見(jiàn)，進(jìn)一步對標準征求意見(jiàn)稿和編制說(shuō)明進(jìn)行修改和完善。

2 必要性分析

2.1 加強儀器設備檔案管理工作的客觀(guān)需求

      生態(tài)環(huán)境保護是一項科學(xué)技術(shù)要求極高的工作，需要借助儀器設備才能獲知相關(guān)生態(tài)環(huán)境情況，為此，我們必須購買(mǎi)或研制儀器設備。儀器設備檔案則是儀器設備工作真實(shí)的歷史記錄，它對開(kāi)展和促進(jìn)生態(tài)環(huán)境保護工作意義重大，如果儀器設備檔案管理不善，沒(méi)有完整、準確、真實(shí)、系統與安全的設備檔案，則無(wú)法有效地開(kāi)展和促進(jìn)生態(tài)環(huán)境保護工作，為此，我們必須重視生態(tài)環(huán)境儀器設備檔案管理。

      隨著(zhù)信息技術(shù)的發(fā)展，規范檔案管理的模式和要求，開(kāi)展檔案數字化工作，完善檔案信息系統功能均具有十分重要的現實(shí)意義。中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳于 2014 年印發(fā)了《關(guān)于加強和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見(jiàn)》，對新形勢下進(jìn)一步完善檔案工作管理體制和機制，提高信息化條件下檔案管理科學(xué)化、規范化和法制化水平，促進(jìn)檔案事業(yè)安全、協(xié)調和可持續發(fā)展提出了明確要求。2016 年出臺的《環(huán)境保護檔案管理辦法》（中華人民共和國環(huán)境保護部、國家檔案局令第 43 號）對儀器設備檔案管理提出了新的標準和要求。

2.2 現行《標準》的實(shí)施情況和存在問(wèn)題

      現行《標準》是1994 年制定的，它是在主要參考《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822-1989）、《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規范》（DA/T 2-1992），并結合環(huán)境保護儀器設備檔案具體情況的基礎上制訂而成的。經(jīng)過(guò)二十多年的應用，隨著(zhù)檔案管理相關(guān)法律、法規、標準和規范性文件的制修訂以及生態(tài)環(huán)境系統機構改革和文件管理數字轉型，生態(tài)環(huán)境儀器設備管理及檔案管理要求都發(fā)生了較大變化。這使得現行《標準》在發(fā)揮積極作用的同時(shí)，也不斷暴露出不太適應當前儀器設備檔案信息的查閱利用規律與需求等相關(guān)問(wèn)題。這一標準當時(shí)制訂的主要依據《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822-1989）本身作了較大修訂，中間形成了 2000 版，目前已修訂至 2008 版，對生態(tài)環(huán)境儀器設備提出了最新要求。同時(shí)信息化的發(fā)展，致使現行《標準》適用性降低，無(wú)法在現階段生態(tài)環(huán)境儀器設備檔案管理的實(shí)際工作中發(fā)揮更有意義的價(jià)值。因此，為進(jìn)一步做好生態(tài)環(huán)境儀器設備檔案管理工作，更好地服務(wù)于生態(tài)環(huán)境保護工作，亟需對現行《標準》進(jìn)行修訂。

3 國內外相關(guān)標準研究

3.1 國內相關(guān)標準情況

3.1.1 我國檔案管理標準

      表 3.1-1 列出了本標準制修訂所引用的現行國內相關(guān)標準，這些標準體現了我國檔案管理的最新要求。

 ?

3.1.2 環(huán)境保護檔案相關(guān)管理規定

      1988 年，原國家環(huán)境保護局和國家檔案局聯(lián)合印發(fā)《環(huán)境保護檔案管理暫行規定》，為我國環(huán)境保護檔案的規范化管理奠定了基礎。1990 年，原國家環(huán)境保護局組織開(kāi)展《中國環(huán)境保護檔案分類(lèi)規范》研討，1995 年，頒布了《環(huán)境保護檔案主題詞表》等相關(guān)管理規定，使我國的環(huán)境保護檔案工作進(jìn)入了法制化、規范化階段。

      1994 年，為加強環(huán)境保護檔案管理，開(kāi)發(fā)利用環(huán)境保護檔案信息資源，原國家環(huán)境保護局、國家檔案局發(fā)布了《環(huán)境保護檔案管理辦法》（國家環(huán)境保護局 國家檔案局令 第 13 號），同時(shí)，《環(huán)境保護檔案管理暫行規定》廢止。2016 年，為了加強環(huán)境保護檔案的形成、管理和保護工作，開(kāi)發(fā)利用環(huán)境保護檔案信息資源，原環(huán)境保護部重新修訂并發(fā)布了《環(huán)境保護檔案管理辦法》（中華人民共和國環(huán)境保護部、國家檔案局令第 43 號）。

3.2 國外相關(guān)標準情況

      國外儀器設備檔案的開(kāi)放和利用存在多種方式，檔案資源服務(wù)細致化水平較高，電子檔案管理機制較為完善。檔案管理手段上具有管理信息化、保障措施法制化和高度開(kāi)放性等特點(diǎn)。

4 標準修訂的思路、原則和技術(shù)路線(xiàn)

4.1 基本思路

      在多年應用實(shí)踐和調查研究基礎上，調整現行《標準》中與目前生態(tài)環(huán)境檔案管理不相適應的要求， 使本標準更加規范、全面，增強適用性和可操作性，更宜于生態(tài)環(huán)境檔案的科學(xué)管理。

4.2 基本原則

      （1）遵循國家法律法規相關(guān)要求

      標準修訂工作遵循《國家生態(tài)環(huán)境標準制修訂工作規則》（國環(huán)規法規〔2020〕4 號）的相關(guān)規定。

      （2）與國家相關(guān)標準相協(xié)調

      與相關(guān)政策、法規以及技術(shù)緊密結合，需要從長(cháng)遠考慮，并與已有的國家、行業(yè)以及相關(guān)標準兼容， 與現行生態(tài)環(huán)境標準體系銜接配套。

      （3）滿(mǎn)足儀器設備檔案管理的特點(diǎn)和基本需求

      考慮各級生態(tài)環(huán)境部門(mén)檔案管理機制、管理模式、措施手段及檔案信息化程度等，注重嚴謹性和可操作性，突出指導性和實(shí)用性，兼顧科學(xué)性和先進(jìn)性特點(diǎn)，滿(mǎn)足儀器設備檔案形成和積累、整理和歸檔， 檔案的管理、開(kāi)發(fā)和利用的基本需求。

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