生態(tài)環(huán)境檔案管理規范 生態(tài)環(huán)境儀器設備（征求意見(jiàn)稿）

1 適用范圍

      本標準規定了生態(tài)環(huán)境儀器設備在申請與購置、開(kāi)箱驗收與安裝調試、使用（運轉）、維修、改裝、調撥及報廢等過(guò)程中產(chǎn)生的，具有保存價(jià)值的文件材料的形成與積累、整理、歸檔及檔案的管理、開(kāi)發(fā)與利用等全過(guò)程有關(guān)要求。

      本標準適用于各級生態(tài)環(huán)境主管部門(mén)及其所屬單位（以下簡(jiǎn)稱(chēng)生態(tài)環(huán)境部門(mén)）的生態(tài)環(huán) 境儀器設備檔案管理工作。其他部門(mén)、單位的生態(tài)環(huán)境儀器設備檔案管理可參照本標準執行。

      自行研制儀器設備開(kāi)箱驗收前的檔案管理按 HJ/T 8.1 有關(guān)規定執行。

2 規范性引用文件

      本標準引用了下列文件或其中的條款。凡是注明日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本標準。凡是未注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本標準。

      GB/T 10609.3 技術(shù)制圖-復制圖的折疊方法

      GB/T 11821 照片檔案管理規范

      GB/T 11822 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構成的一般要求

      GB/T 18894 電子文件歸檔與電子檔案管理規范

      HJ/T 7 中國檔案分類(lèi)法 環(huán)境保護檔案分類(lèi)表

      HJ/T 9 環(huán)境保護檔案著(zhù)錄細則

      DA/T 31 紙質(zhì)檔案數字化規范

      DA/T 50 數碼照片歸檔與管理規范

      DA/T 69 紙質(zhì)歸檔文件裝訂規范

      《國家重大科研基礎設施和大型科研儀器開(kāi)放共享管理辦法》（國科發(fā)基〔2017〕289 號）

3 術(shù)語(yǔ)和定義

      下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本標準。

3.1

      生態(tài)環(huán)境儀器設備文件材料 ecological and environmental equipment documents

      用于研究、觀(guān)測、試驗、檢驗、檢測、計量等各類(lèi)生態(tài)環(huán)境保護活動(dòng)的儀器設備在申請與購置、開(kāi)箱驗收與安裝調試、使用（運轉）、維修、改裝、調撥及報廢等過(guò)程中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的記錄，以下簡(jiǎn)稱(chēng)文件材料。

3.2

      生態(tài)環(huán)境儀器設備檔案 ecological and environmental equipment records

      具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的生態(tài)環(huán)境儀器設備文件材料，以下簡(jiǎn)稱(chēng)檔案。

4 基本要求

4.1 生態(tài)環(huán)境部門(mén)應建立健全生態(tài)環(huán)境儀器設備檔案工作規章制度，將檔案管理工作要求納入生態(tài)環(huán)境儀器設備的管理制度和工作流程，同部署、同實(shí)施、同檢查。

4.2 生態(tài)環(huán)境部門(mén)的檔案工作機構或檔案工作負責部門(mén)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)檔案部門(mén)）負責本單位檔案的集中統一管理。

4.3 文件材料承辦部門(mén)（承辦人）應在本單位檔案部門(mén)的指導下，分類(lèi)整理文件材料，確保其真實(shí)有效、完整、安全、可用。

5 文件材料的形成與積累

5.1 生態(tài)環(huán)境儀器設備在申請與購置、開(kāi)箱驗收與安裝調試、使用（運轉）、維修、改裝、調撥及報廢等過(guò)程中直接形成的文件材料由承辦部門(mén)（承辦人）負責收集積累。若承辦部門(mén)涉及 2 個(gè)及以上，由主辦部門(mén)負責收集積累，協(xié)辦部門(mén)配合完成收集積累工作。

5.2 文件材料在形成后應及時(shí)收集，并實(shí)行預立卷制度。

5.3 承辦部門(mén)（承辦人）應依據附錄 A（包括但不限于附錄 A）的歸檔范圍收集文件材料。

5.4 文件材料應字跡工整、圖樣清晰、標識完整、簽章手續完備。

5.5 電子文件的收集應在業(yè)務(wù)系統電子文件擬制、辦理過(guò)程中完成，電子文件及其組件應確保齊全、完整，元數據規范。

5.6 以專(zhuān)有格式存儲的電子文件不能轉換為通用格式時(shí)，應同時(shí)收集專(zhuān)用軟件、技術(shù)資料、操作手冊等。

5.7 開(kāi)箱驗收形成的照片或影像文件應能反映儀器設備（含配件）的全貌，且圖像（影像） 清晰、完整。

5.8 檔案部門(mén)應督促、檢查與指導承辦部門(mén)（承辦人）做好文件材料的形成積累與收集。

6 文件材料的整理

6.1 整理的原則和要求

6.1.1 文件材料整理應遵循其自然形成規律，保持案卷成套、系統性，確保案卷內文件材料的有機聯(lián)系，按 GB/T 11822 有關(guān)要求具體執行。

6.1.2 文件材料整理時(shí)通常應按每臺（套）儀器設備分別組卷，有機聯(lián)系的文件材料不能分開(kāi)，隨機圖件可單獨組卷。

6.1.3 生態(tài)環(huán)境儀器設備在使用（運轉）、維修、改裝、調撥及報廢等過(guò)程中形成的文件材料，宜以插卷方式放入原案卷中，并在備考表中予以說(shuō)明和標注。

6.2 價(jià)值鑒定與保管期限

6.2.1 參照《國家重大科研基礎設施和大型科研儀器開(kāi)放共享管理辦法》有關(guān)規定，生態(tài)環(huán)境儀器設備可按照單臺（套）價(jià)格分為重要級和一般級。

      a）重要級儀器設備：?jiǎn)蝺r(jià) 50 萬(wàn)元（含 50 萬(wàn)元）以上儀器設備。

      b）一般級儀器設備：?jiǎn)蝺r(jià) 50 萬(wàn)元以下儀器設備，其中 5 萬(wàn)元以下儀器設備的文件材料自行管理，亦可參照執行。

      c）單價(jià) 50  萬(wàn)元以下對國家、社會(huì )或單位有重大用途或意義的儀器設備可視情況定為重要級。

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