生態(tài)環(huán)境檔案管理規范 科學(xué)研究（征求意見(jiàn)稿）

1 適用范圍

      本標準規定了生態(tài)環(huán)境科學(xué)研究工作中產(chǎn)生的，具有保存價(jià)值的文件材料的形成與積累、整理、歸檔及檔案的管理、開(kāi)發(fā)和利用的基本要求。

      本標準適用于各級生態(tài)環(huán)境主管部門(mén)及其所屬單位的科學(xué)研究檔案管理工作。其他部門(mén)、單位的生態(tài)環(huán)境科學(xué)研究檔案管理可參照本標準執行。

2 規范性引用文件

      下列文件中的內容通過(guò)文中的規范性引用而構成本文件必不可少的條款。不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。

      GB/T 10609.3 技術(shù)制圖-復制圖的折疊方法

      GB/T 11821 照片檔案管理規范

      GB/T 11822 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構成的一般要求

      GB/T 18894 電子文件歸檔與電子檔案管理規范

      HJ/T 7 中國檔案分類(lèi)法 環(huán)境保護檔案分類(lèi)表

      HJ/T 9 環(huán)境保護檔案著(zhù)錄細則

      DA/T 2 科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規范

      DA/T 31 紙質(zhì)檔案數字化規范

      DA/T 50 數碼照片歸檔與管理規范

      DA/T 69 紙質(zhì)歸檔文件裝訂規范

      DA/T 78 錄音錄像檔案管理規范

3 術(shù)語(yǔ)和定義

      下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本標準。

3.1

      生態(tài)環(huán)境科學(xué)研究文件材料 ecological and environmental scientific research documents

      生態(tài)環(huán)境科學(xué)研究項目（含課題，下同）在立項論證、研究實(shí)施及過(guò)程管理、結題驗收及績(jì)效評價(jià)、成果管理等過(guò)程中直接形成的文字、圖表、數據、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的記錄，以下簡(jiǎn)稱(chēng)科研文件材料或文件材料。

3.2

      生態(tài)環(huán)境科學(xué)研究檔案 ecological and environmental scientific research records

      具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的科研文件材料以及標本、樣本等實(shí)物，以下簡(jiǎn)稱(chēng)科研檔案。

      注：不注日期的引用文件，如果最新版本未包含所引用的內容，包含了所引用內容的最后版本適用。

4 基本要求

4.1 科研項目承擔單位（含牽頭承擔單位）對所承擔科研項目的檔案工作負總責，對科研項目參加單位提出檔案管理要求，明確科研項目參加單位檔案管理任務(wù)及檔案最終歸屬與流向，并按照有關(guān)規定進(jìn)行審核或驗收。

4.2 科研項目承擔單位應當把科研檔案工作要求納入科研管理制度和工作流程，與科研項目工作同部署、同實(shí)施、同檢查，將科研檔案管理列入有關(guān)部門(mén)和人員的職責，并予以考核。

4.3 科研項目參加單位應當按照國家有關(guān)規定及科研項目承擔單位的要求，做好所參加科研項目的文件材料收集、整理、歸檔及檔案保管、利用、鑒定、處置等工作。

4.4 科研項目負責人對歸檔文件材料的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性、系統性負責，并指定專(zhuān)人負責文件材料的收集、整理、審核，按檔案管理要求及時(shí)歸檔。

4.5 科研項目承擔單位檔案工作機構或檔案工作負責部門(mén)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)檔案部門(mén)）負責本單位科研檔案的集中統一管理，對本單位科研文件材料的歸檔工作進(jìn)行監督、指導，協(xié)助科研人員做好科研文件材料收集、整理、歸檔及科研項目結題驗收等工作。

5 文件材料的形成與積累

5.1 科研項目參與人員應及時(shí)完成文件材料以及標本、樣本等實(shí)物的積累，科研項目負責人或指定專(zhuān)人根據歸檔范圍（包括但不限于附錄 A）及時(shí)收集文件材料，在本單位檔案人員指導下，進(jìn)行預立卷。

5.2 科研文件材料應使用規格統一的文件袋（盒）與實(shí)驗記錄本進(jìn)行積累，科研文件材料積累袋（盒） 封面格式參見(jiàn)附錄 B、實(shí)驗記錄本格式參見(jiàn)附錄 C。

5.3 科研文件材料形成時(shí)，應采用耐久、可靠、能滿(mǎn)足長(cháng)期保存需求的記錄載體和記錄方式。

5.4 科研文件材料應字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續完備。

5.5 科研電子文件材料的收集應在業(yè)務(wù)系統電子文件擬制、辦理過(guò)程中完成，聲像類(lèi)電子文件、單臺計算機經(jīng)辦公、繪圖等應用軟件形成的電子文件應基于電子檔案管理系統或由科研人員手工完成積累， 確保電子文件及其組件齊全、完整，元數據規范。

5.6 以專(zhuān)有格式存儲的電子文件不能轉換為通用格式時(shí)，應同時(shí)收集專(zhuān)用軟件、技術(shù)資料、操作手冊等。

5.7 聲像文件應能客觀(guān)、完整地反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的主要內容、人物和場(chǎng)景等。圖像電子文件分辨率應達到 300dpi 以上，視頻電子文件應采用 300 萬(wàn)以上像素拍攝，音頻采樣率不低于 44.1kHz，視頻比特率不低于 8Mbps，珍貴的錄像電子文件可收集、歸檔一套 MXF 格式文件。

5.8 科研人員工作變動(dòng)時(shí)，必須做好文件材料的清理交接工作。

6 文件材料的整理

6.1 整理的原則和要求

6.1.1 科研文件材料的整理應遵循文件材料的形成規律，保持案卷的成套、系統和案卷內文件材料的有機聯(lián)系，便于科研檔案的保管和利用。

6.1.2 科研項目完成或中止后，科研項目負責人或指定專(zhuān)人對所形成的科研文件材料按立項論證、研究實(shí)施及過(guò)程管理、結題驗收及績(jì)效評價(jià)、成果管理等科研工作階段進(jìn)行系統整理，組成一個(gè)或若干個(gè)案卷。

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