生態(tài)環(huán)境檔案管理規范 建設項目生態(tài)環(huán)境保護（征求意見(jiàn)稿）

1 適用范圍

      本標準規定了建設項目生態(tài)環(huán)境保護工作中產(chǎn)生的，具有保存價(jià)值的文件材料的形成與積累、整理、 歸檔及檔案的管理、開(kāi)發(fā)與利用等全過(guò)程管理的基本要求。

      本標準適用于各級生態(tài)環(huán)境主管部門(mén)及其所屬單位（以下簡(jiǎn)稱(chēng)生態(tài)環(huán)境部門(mén)）的建設項目生態(tài)環(huán)境 保護檔案管理工作。其他部門(mén)、單位的建設項目生態(tài)環(huán)境保護檔案管理可參照本標準執行。

2 規范性引用文件

      ?本標準引用了下列文件或其中的條款。凡是未注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單） 適用于本標準。

      GB/T 10609.3 技術(shù)制圖 復制圖的折疊方法

      GB/T 11821 照片檔案管理規范

      GB/T 11822 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構成的一般要求

      GB/T 18894 電子文件歸檔與電子檔案管理規范

      HJ/T 7 中國檔案分類(lèi)法 環(huán)境保護檔案分類(lèi)表

      HJ/T 9 環(huán)境保護檔案著(zhù)錄細則

      DA/T 15 磁性載體檔案管理與保護規范

      DA/T 31 紙質(zhì)檔案數字化規范

      DA/T 38 電子文件歸檔光盤(pán)技術(shù)要求和應用規范

      DA/T 50 數碼照片歸檔與管理規范

      DA/T 69 紙質(zhì)歸檔文件裝訂規范

      DA/T 78 錄音錄像檔案管理規范

3 術(shù)語(yǔ)和定義

      下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本標準。

3.1

      建設項目 construction project

      建筑、安裝等形成固定資產(chǎn)的活動(dòng)中，按照一個(gè)總體設計進(jìn)行施工，獨立組成的，在經(jīng)濟上統一核算、行政上有獨立組織形式、實(shí)施統一管理的單位。

3.2

      建設項目生態(tài)環(huán)境保護 ecological and environmental of construction project

      在建設項目前期、施工、竣工驗收、運營(yíng)、關(guān)停、退役期等全過(guò)程中，為保護和改善生態(tài)環(huán)境，防 治污染和其他公害，保障公眾健康開(kāi)展的一切人類(lèi)活動(dòng)的總稱(chēng)。

3.3

      建設項目生態(tài)環(huán)境保護文件材料 ecological and environmental protection documents of construction project

      建設項目生態(tài)環(huán)境保護工作中形成的文字、圖表、數據、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的記錄，以下簡(jiǎn)稱(chēng)文件材料。

3.4

      建設項目生態(tài)環(huán)境保護檔案 ecological and environmental protection records of construction project

      具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的建設項目生態(tài)環(huán)境保護文件材料，以下簡(jiǎn)稱(chēng)檔案。

4 基本要求

4.1 建設項目生態(tài)環(huán)境保護檔案工作應遵守國家檔案法律、法規，符合建設項目生態(tài)環(huán)境保護實(shí)際需求，確保檔案實(shí)體及其信息真實(shí)、完整、可用和安全。

4.2 檔案工作應與建設項目管理同步，納入質(zhì)量保證體系、管理程序和崗位責任制等，實(shí)現從文件材 料形成、整理到歸檔管理的全過(guò)程控制。

4.3 生態(tài)環(huán)境部門(mén)的檔案工作機構或檔案工作負責部門(mén)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)檔案部門(mén)）負責本單位檔案的集中統一管理，對本單位文件材料的收集、整理、歸檔工作進(jìn)行監督和指導，認真做好檔案的接收、管理、開(kāi)發(fā)利用等工作。

4.4 文件材料承辦部門(mén)（承辦人）應在本單位檔案部門(mén)的指導下，按照檔案管理要求全面收集、及時(shí) 整理歸檔。若承辦部門(mén)涉及 2 個(gè)及以上，由主辦部門(mén)負責收集整理。外協(xié)單位應按照國家有關(guān)規定及生態(tài)環(huán)境部門(mén)的要求，做好所承擔工作中文件材料的收集、整理、歸檔、保管與移交等。

4.5 文件材料承辦部門(mén)業(yè)務(wù)調整或人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，必須做好文件材料的清理交接工作。

4.6 涉密文件材料、檔案的管理及開(kāi)發(fā)利用應嚴格遵守國家有關(guān)保密規定。

5 文件材料的形成與積累

5.1 按照建設項目前期、施工、竣工驗收、運營(yíng)、關(guān)停、退役期等主要工作階段進(jìn)行文件材料的積累。 文件材料承辦部門(mén)（承辦人）應根據歸檔范圍及時(shí)收集。歸檔范圍參見(jiàn)附錄A。

5.2 文件材料應字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續完備。

5.3 文件材料形成時(shí)，應采用耐久、可靠、能滿(mǎn)足長(cháng)期保存需求的記錄載體和記錄方式。

5.4 電子文件應采用符合國家標準或能夠轉換成符合國家標準的文件格式，以便信息共享和長(cháng)期保存。 其收集應在業(yè)務(wù)系統電子文件擬制、辦理過(guò)程中完成。聲像類(lèi)電子文件，單臺計算機經(jīng)辦公、繪圖等 應用軟件形成的電子文件應基于電子檔案管理系統或由工作人員手工完成積累，確保電子文件及其組 件齊全、完整，元數據規范。

5.5 以專(zhuān)有格式存儲的電子文件不能轉換為通用格式時(shí)，應同時(shí)收集專(zhuān)用軟件、技術(shù)資料、操作手冊 等。

5.6 聲像文件材料應客觀(guān)、系統地反映主題內容、人物和場(chǎng)景等，畫(huà)面完整、端正，聲音和影像清晰。 照片應采用JPG、TIF文件格式，大小宜在3MB～10MB之間，分辨率不得低于1200萬(wàn)像素。視頻應采 用MPEG-2、MP4、FLV、AVI、MOV等數字圖像編碼格式，分辨率不得小于1080P。音頻應采用MP3、WAV等格式，采樣率應為雙聲道48kHz，采樣精度不應低于16bit。珍貴且需永久保存的可收集、歸檔 一套MXF格式文件。

6 文件材料的整理

6.1 整理的原則和要求

6.1.1 文件材料整理應遵循其形成規律和成套性特點(diǎn)，保持卷內文件的有機聯(lián)系，分類(lèi)科學(xué)，組卷合理，便于保管和利用。

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